Los portales están pensados para ser el único punto de acceso a los recursos que se necesitan en el trabajo, minimizando, en lo posible, el tiempo de navegación por la red, el número de pasos necesarios para realizar las tareas más cotidianas, etc. Permitiendo así aumentar la productividad del usuario.
Los portales permiten utilizar los estándares de Internet para integrar las distintas herramientas de gestión de datos e información. A través de los portales se da acceso a los usuarios a información personalizada a la vez que se pueden utilizar como herramientas de trabajo colaborativo.
Los portales corporativos son fundamentales para facilitar el acceso a una gran cantidad de información desde una única aplicación, tanto depositada en los repositorios internos como proveniente del exterior.
A la hora de crear un portal corporativo existen una serie de áreas clave que afectan al grado de aceptación por parte de los usuarios:
- La existencia de contenidos útiles y de calidad fomentarán la utilización del portal e invitará a los propios usuarios a participar en la introducción de información al portal. Para preservar la calidad de los contenidos es importante disponer de herramientas que favorezcan la publicación de contenidos, la supervisión, y la expiración de los mismos. De esta manera publicará la información quien realmente conoce sobre su contenido sin necesidad de delegar dicha publicación al departamento de informática, teniendo así un mayor control sobre la calidad de la misma.
- Diseño de navegación y arquitectura de la información. Aunque la información que contenga el portal sea útil, si el usuario se pierde en ella la convierte en inútil. El usuario percibe el portal como un website más. Por ello, el diseño de un buen website debe aplicarse también a los portales corporativos. Es fundamental identificar el perfil del público objetivo al que va dirigido el portal a la hora de diseñar su arquitectura.
- Gestores de Contenidos Adecuados. Los usuarios normalmente no son ni informáticos ni diseñadores gráficos ni maquetadores profesionales. Su función debe limitarse a introducir la información que desean compartir. Para preservar la apariencia física y la funcionalidad del portal se debe dotar al usuario de un sistema de gestión de contenidos que le permita escoger de manera fácil e intuitiva de entre una serie de plantillas diseñadas al efecto aquella que considere que se adecua más al contenido que está introduciendo. De este modo se preserva la imagen corporativa, que refleja las señas de identidad, visión y valores de la organización.
- Personalización de accesos. Los portales ofrecen la ventaja de poner aplicaciones a disposición de muchos usuarios, sin necesidad de instalar un software específico en cada terminal. Cada usuario debe acceder de una manera transparente mediante autentificación y en su propio idioma solamente a aquellas aplicaciones que necesita.
- Escalabilidad. Este tema es muy importante, ya que la estructura de un portal corporativo no se debe plantear como algo estático. Las organizaciones son cada vez más dinámicas y sus herramientas deben ser flexibles a los cambios. En el caso del portal se debe poder incorporar nuevas herramientas o secciones de contenidos de una manera sencilla, sin necesidad de rediseñar de nuevo la aplicación.
Smartec dispone de una herramienta de generación de portales desarrollada por su departamento de I+D y utilizada por importantes organizaciones que minimiza los tiempos de implementación de los mismos disponiendo de las funcionalidades más avanzadas en materia de arquitectura de la información, gestión de contenidos, entornos colaborativos, gestión personal de la información, personalización, seguridad, escalabilidad e integración con los sistemas existentes.
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